Säätiöiden ja rahastojen neuvottelukunnan jäsenet ovat yhteisesti todenneet, että neuvottelukunnan keskeisin tehtävä on tarjota jäseninään oleville apurahoja jakaville yleishyödyllisille yhteisöille mahdollisuus tietojen ja mielipiteiden vaihtoon yhteisissä asioissa. Tiedostaen asemansa erityisryhmänä sekä vastuunsa yhteiskunnassa sidosryhmilleen säätiöiden ja rahastojen neuvottelukunnan jäsenet ovat yhteenkuuluvuuden ilmaisuna ilmoittaneet kokouksessaan 8.5.2001 pyrkivänsä noudattamaan toiminnassaan seuraavaa hyvää säätiötapaa koskevaa ohjetta.
Johdanto
Yhteiskunta on jo vuosikymmenien ajan osoittanut arvostusta tieteen ja taiteen tukemiselle sekä muulle kulttuuritoiminnalle myöntämällä yleishyödyllisille yhteisöille verovapauksia. Perusta on johdettavissa siitä, että niiden toiminta palvelee ja hyödyttää yhteiskuntaa monin tavoin. Säätiölaki ja yhdistyslaki antavat siviilioikeudellisen säännösperustan suurelle määrälle hyvin eri tavoin toimivia oikeushenkilöitä. Verolainsäädännössä on yleishyödyllisiä yhteisöjä koskevia erityisnormeja, jotka kuitenkin koskevat yhtä lailla esim. niin urheiluseuroja, laitosta ylläpitäviä säätiöitä kuin apurahoja jakavia säätiöitä ja yhdistyksiä. Lainsäädännössä ei ole määritelty eikä erikseen omana ryhmänään käsitellä apurahoja jakavia yleishyödyllisiä yhteisöjä. Nämä muodostavat kuitenkin oman erityisryhmänsä, vaikka ovat myös keskenään erilaisia: perustaminen on voinut toteutua lahjoituksella, testamenttilahjoituksella taikka keräyksellä ja perustamisen yhteydessä annetut tarkoitusmääräykset ovat mitä moninaisimmat. Yhteistä on, että varallisuus on saatu tietyn, sääntöihin kirjatun yleishyödyllisen tarkoituksen toteuttamista varten ja toteuttaminen tapahtuu pääasiassa apurahoja jakamalla. Tässä toiminnassa vaikuttavat sääntömääräysten lisäksi monenlaiset lahjoittajamääräykset, jotka ulottuvat joskus apurahatarkoituksen ohella myös omaisuuden hallintaan. Näitä määräyksiä on noudatettava ja kunnioitettava.
Hyvän säätiötavan noudattaminen
Näihin ohjeisiin on koottu säätiöiden ja rahastojen neuvottelukunnan jäsenten yhteinen näkemys siitä, millainen on niiden toiminnassa noudatettava hyvä käytäntö. Neuvottelukunnan jäsenet kunnioittavat toistensa yksilöllisyyttä ja itsenäisyyttä. Koska jäsenet myös edustavat useita eri aloja, tähän kirjattu hyvän säätiötavan kuvaus ei aina voi olla sellaisenaan sovellettavissa jokaiseen jäseneen. Näitä ohjeita noudatetaan edellyttäen, että ne ovat sopusoinnussa säätiön tai yhdistyksen sääntöjen taikka testamentti- ja lahjakirjamääräysten kanssa.
Apurahat ja palkinnot
Neuvottelukunnan jäsenet jakavat apurahoja ja palkintoja sääntöjensä mukaisesti säännöllisesti ja jatkuvasti. Jaettavien apurahojen ja palkintojen määrä on huomattava osuus jakokelpoisesta tuotosta. Jäsenillä on selkeät sisäiset menettelytavat apurahojen myöntämiseksi. Jääviyskysymyksiin kiinnitetään erityistä huomiota. Verottajalle annetaan asianmukaiset tarkkailuilmoitukset. Apurahojen hakemisesta, hakemusten käsittelystä ja päätösten ilmoittamisesta tiedotetaan asianmukaisesti. Tällöin kiinnitetään erityisesti huomiota siihen, että
– tieto hakumahdollisuudesta tavoittaa potentiaaliset hakijat;
– hakemuslomakkeet ja niiden täyttämiseksi annetut ohjeet ovat selkeät ja hyvin saatavilla;
– hakijat saavat tiedon käsittelytavasta ja aikataulusta;
– myönnetyistä apurahoista tiedotetaan ilman aiheetonta viivytystä ja samalla annetaan selkeät ohjeet apurahan saajille siitä, miten apurahan nostamiseksi tulee toimia ja miten työn edistymisestä on raportoitava;
– mikäli apurahan maksaminen voidaan keskeyttää taikka maksettu apuraha voidaan periä takaisin, tästä tulee selkeästi ilmoittaa viimeistään apurahan myöntämistä koskevassa ilmoituksessa, jolloin on samalla ilmoitettava perusteet, joiden nojalla keskeytys tai takaisinperintä on mahdollinen.
Tiedottaminen
Neuvottelukunnan jäsenet pyrkivät toiminnassaan avoimuuteen sekä tiedottamaan toiminnastaan. Yhteydenpito julkiseen sanaan ja viranomaisiin on avointa. Jäsenet laativat vuosittain toiminnastaan saatavilla olevan vuosikatsauksen lakisääteisen tilinpäätöksen lisäksi. Hyväksyttävinä poikkeuksina avoimuudesta voidaan pitää julkistamatta jättämistä, kun kysymyksessä ovat
– tilinpäätöksen tase-erittelyt
– apurahapäätösten perustelut sekä
– apurahapäätösten valmistelussa käytettäviä asiantuntijoita koskevat tiedot.
Hallinto
Hallintokustannukset ovat kohtuullisia. Neuvottelukunnan jäsenet eivät myönnä apurahoja tai niihin verrattavia etuja henkilökunnalleen, toimielintensä jäsenille, luottamushenkilöilleen taikka näiden läheisille. Hallintoasioissa vastuuhenkilöt pidättyvät osallistumasta käsittelyyn ja päätöksentekoon asiassa, jossa heidän voidaan katsoa olevan esteellisiä. Tietosuojaan kiinnitetään erityistä huomiota ja poistettavat asiakirjat tuhotaan asianmukaisesti. Tilien ja hallinnon tarkastuksesta vastaavat auktorisoidut tilintarkastajat.
Varainhoito
Varainhoidollaan neuvottelukunnan jäsenen tarkoitus on turvata sääntöjensä mukainen toiminta nyt ja tulevaisuudessa. Jäsenen hallitus tai johtokunta vastaa siitä, että varat sijoitetaan varmalla ja tuloa tuottavalla tavalla sekä antaa riittävät ohjeet varainhoidosta ja valvoo toimintaa. Varainhoitoa ohjaa harkitsevaisuus ja pitkäjänteisyys. Varat pyritään hajauttamaan turvallisiin ja tuottaviin pitkäaikaisiin sijoituskohteisiin. Varainhoidossa kunnioitetaan lahjoitettuun omaisuuteen liittyviä testamentti- ja lahjakirjamääräyksiä. Jäsenten luottamushenkilöt tai henkilökuntaan kuuluvat eivät ole vastapuolena jäsenen arvopaperikaupoissa tai muissa varainhoitoon liittyvissä toimissa. Yksittäisiä sijoituspäätöksiä koskeva päätöksenteko järjestetään niin, ettei sisäpiiritietoa käytetä.
Yhteistyö
Neuvottelukunnan jäsenet pyrkivät aktiiviseen keskinäiseen yhteistyöhön ja tietojen vaihtoon sekä seuraavat toimintaympäristöönsä vaikuttavaa päätösvalmistelua. Säätiöiden ja rahastojen neuvottelukunta antaa tarvittaessa lausuntoja lainvalmistelussa ja muussa viranomaistoiminnassa sekä resurssiensa puitteissa hankkii, käsittelee ja julkaisee yleishyödyllisiä yhteisöjä koskevaa tietoa. Neuvottelukunta ylläpitää Säätiöpalvelu – Stiftelsetjänst -nimistä toimistoa, joka palvelee niin apurahan hakijoita kuin säätiölaitostakin. |
